Extra SGD nieuwsbrief Geborgde Rundveedierenarts maart 2015

Qlip start bijwoningen Periodieke Bedrijfsbezoeken (PBB) 

In de SGD-nieuwsbrief van december 2014 is al aangekondigd dat Geborgde Rundveedierenartsen steekproefsgewijs inhoudelijk getoetst gaan worden op de uitvoering van het Periodiek Bedrijfsbezoek (PBB). Doel hiervan is om de kwaliteit van uitvoering van het PBB te borgen. Dat is nodig omdat de zuivelsector via het PBB en hun kwaliteitssystemen invulling geeft aan het criterium ‘melk leveren van gezonde dieren’, dat is vastgelegd in Europese verordeningen. De inhoudelijke toetsing wordt door dierenartsen van Qlip uitgevoerd via bijwoningen. In maart wordt daarmee gestart. De medewerker van Qlip neemt vooraf telefonisch contact op voor het maken van een afspraak met de dierenarts indien hij/zij geselecteerd is voor een bijwoning. Na afloop van de bijwoning wordt het resultaat teruggekoppeld aan de dierenarts en VERIN.

De kosten worden door de SGD gefinancierd. Deze toetsing is via een normvoorschrift opgenomen in het beoordelingsprotocol van de regeling Geborgde Rundveedierenarts. Als het PBB onvoldoende wordt uitgevoerd kan de Certificerende Instelling (VERIN) binnen 3 maanden een nieuwe bijwoning laten uitvoeren op kosten van de betreffende dierenarts. Bij de beoordeling wordt onder andere gekeken of alle diergroepen gezien zijn, of een juist aantal attentiedieren is aangemerkt en juist gecommuniceerd is naar de veehouder. Na de pilotfase wordt in april/mei een evaluatie uitgevoerd en wordt door het College van Belanghebbenden Geborgde Rundveedierenarts besloten hoe daarna verder te gaan.

Geborgde Rundveedierenartsen die door Qlip worden benaderd worden geacht mee te werken aan de bijwoning. Als geen medewerking wordt verleend, wordt dat als weigering van de audit gezien en  kan dat uiteindelijk leiden tot een schorsing in het register Geborgde Rundveedierenarts.    

Presentaties Informatiebijeenkomsten

Op 26, 27 januari en 2 februari heeft de SGD informatiebijeenkomsten georganiseerd voor Geborgde Rundveedierenartsen. De presentaties zijn op de website van de SGD geplaatst (link). Daar is onder andere een toelichting gegeven op de achtergronden van de borging van de uitvoering van het Periodiek Bedrijfsbezoek.

Belangrijkste tekortkomingen die VERIN aantreft

Opnieuw informeren wij u over de belangrijkste tekortkomingen die VERIN bij audits vindt. Dierenartsen die het betreft worden geadviseerd om geconstateerde tekortkomingen structureel te herstellen, zodat deze bij een volgende audit niet terugkeren. Het College van Belanghebbenden heeft namelijk afgesproken om herhaalde tekortkomingen zwaarder te gaan wegen. Een voorstel daarvoor wordt binnenkort aan het SGD-bestuur ter goedkeuring voorgelegd.

De belangrijkste en regelmatig voorkomende tekortkomingen zijn de volgende:

• De registratie van geleverde diergeneesmiddelen in MediRund gaat fout. Dat kan diverse oorzaken hebben:
  • Dierenartsen missen leveringen, vooral van leveringen die gedaan zijn bij visites.
  • Wijzigingen van EAN-codes worden niet direct in het managementsysteem doorgevoerd, waardoor het niet in MediRund wordt doorgegeven. Het is van groot belang om wijzigingen van EAN-codes direct door te voeren.
  • Wanneer overgestapt wordt naar een andere praktijk is het van belang dat in MediRund de juiste machtigingen opnieuw worden geactiveerd.
  • Leveringen worden niet altijd binnen 14 dagen geregistreerd; vaak is dan sprake van een managementsysteem waarbij de doorgifte is gekoppeld aan de maandelijkse facturatie. Bij de meeste systemen is het echter wel mogelijk om de doorgifte aan MediRund los te koppelen van de facturatie.
• Door plaatsvervangers voorgeschreven middelen moeten onder het UDN van die plaatsvervanger worden geregistreerd en niet op het UDN van de 1-op-1-dierenarts.
• Registratie van de middelen dient op dier- en leeftijdscategorie te worden gedaan (melk- dan wel vleesvee en de leeftijdscategorieën melkdrinkend kalf tot 56 dagen, kalf tot 1 jaar, jongvee 1 tot 2 jaar en (melk)vee)).
• Het ontbreken van een handtekening van de veehouder op het BGP/BBP en een te laat of niet jaarlijks uitgevoerde evaluatie/actualisatie van het BGP/BBP.
• Op visitebrieven ontbreekt regelmatig de identificatie van het behandelde dier of de diagnose.
• Op het etiket ontbreekt de naam van de dierenarts of het adres van de praktijk.

Daar waar PMS-systemen het registratieproces van middelen niet goed ondersteunen, is het verstandig dat dierenartsen zich tot de PMS-leverancier richten om verbeteringen in de softwarepakketten doorgevoerd te krijgen.